Cách Viết Email Bằng Tiếng Anh Chuyên Nghiệp, Đúng Chuẩn Nhất Hiện Nay

Bạn đang bối rối khi được yêu cầu viết email bằng tiếng Anh thật ấn tượng với văn phong, ngôn từ chuyên nghiệp để gửi cho nhà tuyển dụng xin phỏng vấn việc làm? Mặc dù đa số đã quen với việc nhắn tin trên smartphone và mạng xã hội, ít có người thực sự thành thạo việc soạn thảo email. Kỹ năng viết email là một trong các kỹ năng hữu ích trong đời sống và công việc hiện nay. Dưới đây Giáo dục phổ thông xin giới thiệu cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp cho mọi tình huống mà bạn có thể tham khảo.

Email chuyên nghiệp là gì?

Viết email chuyên nghiệp thường được áp dụng giữa đồng nghiệp, doanh nghiệp hoặc đối tác. Hoặc có thể là một thông điệp lịch sự gửi cho người mà bạn không quen biết. Loại email này đòi hỏi sự trau chuốt câu chữ hơn nhiều so với email thân mật gửi bạn bè, thành viên gia đình.

Email chuyên nghiệp được viết với cấu trúc xác định, đơn giản, giúp giảm khả năng hiểu lầm và xuyên tạc. Chúng được viết bằng các câu hoàn chỉnh, không có chữ viết tắt, tiếng lóng, biểu tượng cảm xúc hoặc thuật ngữ không chính thức.

Xem thêm: GỢI Ý LỘ TRÌNH HỌC IELTS 5.5 HIỆU QUẢ GIÚP BẠN CHINH PHỤC MỤC TIÊU NHANH CHÓNG

Cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp theo cấu trúc chuẩn

Sau đây là cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp theo cấu trúc đúng chuẩn cho mọi tình huống đã được tổng hợp mới nhất hiện nay. Đó là:

Greeting – Phần chào hỏi

Lời chào mở đầu là phần không thể thiếu trong cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp. Một email chuẩn thường mở đầu bằng cấu trúc: Dear + Danh xưng người nhận.

Để đảm bảo tính trang trọng, bạn nên sử dụng các từ chỉ danh xưng trong cách viết email tiếng Anh như Mr. (Ông), Ms./Mrs. (Bà) kèm theo với tên riêng của người nhận. Ví dụ: Dear Mr. Hoang, Dear Ms. Tran.

Trong trường hợp các bạn không xác định được tên riêng, bạn có thể dùng ‘Dear Sir/Madam’ (Kính gửi Ông/Bà). Tuy nhiên, bạn nên hạn chế sử dụng mẫu câu này để thể hiện sự tôn trọng với người nhận.

Nếu người nhận email là người nước ngoài, bạn hãy chào bằng họ của họ. Ví dụ, đối phương là nam, tên James Wilson, bạn có thể dùng Dear Mr. Wilson. Ngược lại, nếu người nhận email là người Việt Nam, bạn có thể chào hỏi bằng tên riêng hoặc họ tên đầy đủ.

Opening comment – Phần hỏi thăm

Phần hỏi thăm nhằm thể hiện thiện chí của người viết và tạo thiện cảm để đối phương dễ dàng tiếp nhận thông tin ở phần tiếp theo. Tùy thuộc vào đối tượng nhận email (khách hàng, đồng nghiệp, đối tác,…) mà câu hỏi thăm sẽ khác nhau.

Bạn có thể tham khảo một số mẫu câu trong cách viết email tiếng Anh sau:

• How are you doing? (Bạn dạo này thế nào?) → Chỉ nên dùng trong trường hợp thân mật.
• Thank you for contacting our company (Cảm ơn vì đã liên hệ với công ty chúng tôi)
• Thank you for your cooperation on the last project (Cảm ơn sự hợp tác của bạn trong dự án vừa qua)
• Thank you for your prompt reply (Cảm ơn bạn vì đã phản hồi nhanh chóng).

Xem thêm: GỢI Ý TOP 10 KHÓA HỌC IELTS UY TÍN TẠI NAM TỪ LIÊM GIÁ TỐT 2024

Introduction – Giới thiệu lý do viết email

Ngay sau phần hỏi thăm, bạn nên đi thẳng vào lý do viết email để tránh lòng vòng. Điều này giúp người nhận hiểu được bao quát nội dung mà email muốn đề cập tới trước khi đi vào chi tiết.

Mẫu viết email bằng tiếng Anh phần giới thiệu lý do viết email: I am writing this email to + lý do cụ thể.

Ví dụ:

• I am writing this email to inform you about the results of your interview (Tôi viết thư này để thông báo về kết quả phỏng vấn của bạn).
• I am writing this email to negotiate the terms of the transfer contract with your company (Tôi viết email này để thương lượng các điều khoản trong hợp đồng chuyển nhượng với công ty của bạn).

Main point – Nội dung chính

Đây là phần bạn sẽ trình bày chi tiết nội dung cần trao đổi. Lưu ý, trong các mẫu viết email tiếng Anh, bạn nên sử dụng câu từ ngắn gọn, rõ ý. Để câu văn trôi chảy hơn, bạn có thể sử dụng các cụm từ nối như:

• Regarding … / Concerning … (Liên quan đến …)
• As you mentioned in the previous email, … (Như bạn đã đề cập trong email trước, …)
• According to the results of the last meeting, … (Theo kết quả của cuộc họp gần nhất, …)
• I would be interested in having more details about … (Tôi muốn có nhiều thông tin hơn về …)
• After careful consideration, we have decided that … (Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định rằng …)
• Attached to this email is … (Đính kèm với email này là …)
• We regret to inform you … (Chúng tôi rất tiếc khi thông báo với bạn rằng …).

Xem thêm: TOP 20 TRUNG TÂM IELTS TPHCM TỐT, CHẤT LƯỢNG HÀNG ĐẦU

Concluding sentence – Kết thúc email

Ở phần kết thúc email tiếng Anh, bạn nên đưa ra những câu nhằm thúc đẩy hành động của người nhận hoặc thể hiện thiện chí của mình.

Mẫu viết email tiếng Anh của phần kết thúc thông dụng như sau:

• I look forward to hearing from you (Tôi rất mong nhận được phản hồi từ bạn)
• Thanks for your cooperation (Cảm ơn vì sự hợp tác của bạn)
• Please contact us if you are interested in this project (Hãy liên hệ với chúng tôi nếu bạn quan tâm đến dự án này)
• If you have any questions, please email us (Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, hãy gửi email cho chúng tôi).

Signing off – Ký tên

Trong cách viết email tiếng Anh, để kết thư một cách trang trọng bạn có thể sử dụng những cụm từ sau (đều mang nghĩa ‘trân trọng’):

• Yours sincerely
• Best regards
• Respectfully
• Yours truly

Trong trường hợp viết thư thân mật, bạn có thể ký tên bằng những cụm từ như:

• Love/Regards (Thân ái)
• Thanks again (Cảm ơn một lần nữa)
• Take care (Bảo trọng).

Xem thêm: KINH NGHIỆM TỰ HỌC IELTS TẠI NHÀ ĐẠT HIỆU QUẢ NHẤT

Lưu ý cần nắm khi viết email bằng tiếng Anh

Trong quá trình luyện tập cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp, các bạn nên nhớ một số điểm lưu ý chung để tham khảo và áp dụng vào trường hợp riêng của mình. Đó là:

• Giữ nội dung thư ngắn gọn, tránh lan man, dài dòng.
• Sử dụng câu đúng cấu trúc và ngữ pháp.
• Trong trường hợp viết email tiếng Anh trang trọng, cần tránh viết tắt.
• Dành thời gian đọc và chỉnh sửa email trước khi gửi đi.
• Không viết tắt, đặc biệt là với các từ như I am, I will, I have seen, I do not. Bạn nên viết đầy đủ để thể hiện sự sang trọng và lịch sự.
• Không sử dụng tiếng lóng trong tiếng Anh.
• Với ngôi thứ nhất, nên dùng từ “would like” thay cho từ “want”.
• Không dùng động từ should cho ngôi thứ 2; bạn nên dùng cho ngôi thứ nhất (như một lời khuyên).
• Câu văn cần ngắn gọn, súc tích, có đầy đủ các thành phần của câu.
• Chú ý các dấu câu như dấu chấm, dấu phẩy. Hạn chế sử dụng dấu chấm than (!).
• Tuyệt đối tránh lỗi văn phạm và lỗi chính tả.
• Tham gia các khóa học tại trung tâm tiếng anh cho doanh nghiệp sẽ giúp bạn nắm được nhiều kiến thức và cách viết email chuyên nghiệp.

Hy vọng rằng những chia sẻ hữu ích của chúng tôi đã giúp bạn biết cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và đúng chuẩn hơn. Ngoài việc luyện tập những mẫu viết email bằng tiếng Anh theo hướng dẫn trên, bạn hãy trau dồi thêm vốn từ vựng tiếng Anh để áp dụng vào việc viết email một cách hiệu quả hơn. Nếu bạn muốn tham gia khóa học anh văn giao tiếp cho người đi làm hãy đến với AXCELA Việt Nam, trung tâm Anh ngữ uy tín nhất hiện nay.